Давайте разбираться.
⠀
В любой задаче должно быть:
1. Смысл задачи, назовите, что необходимо сделать
2. Цель — зачем, ради чего? Обычно забываем, думаем, что и так понятно, а в реальности- не всегда и не всем.
3.Сроки- без них нет задачи.
Это могут быть мысли вслух, «хотелки» руководителя. Без срока задача «теряется в песках» текучки.
4. Контрольные точки — периодический контроль, промежуточный, контроль по ключевым результативным областям?
5. Ресурсы- информация, бюджет, материалы, оборудования, полномочия и т. д.
Часто забываем предупредить тех, к кому будет обращаться подчиненный на основании выданных ему полномочий.
Упускаем передать уже готовую собранную информацию, сотрудник зря тратит время и усилия.
6.Способ, технология выполнения, план действий- это чрезвычайно важный пункт. Есть 2 основных типа задач по инструкции и по результату..
Об этом подробно расскажу чуть позже.
7. Обратная связь от сотрудника. Важно, что бы он повторил Вам всю задачу, как он ее понял.
Вопрос: «Ты понял?»- ни к чему не приводит руководителя.⠀
Конечно, он понял, он уважаемый человек, с образованием. Попробуй скажи, что не понял..
Вот фразы, которые приведут его пониманию, насколько он понял задачу:
«Итак, давай согласуем, что ты будь делать?»
«Повтори, что ты будешь делать?»
«Расскажи, как будешь действовать?»
8. Мотивация сотрудника. В топку энергии и желания сотрудника выполнять задачу, в большинстве случаев надо подбрасывать дровишки.
«Я могу это поручить только тебе!»
«Ты лучше всех справляешься с такими клиентами!»
«Тут «рыбное место», посмотришь сколько контрактов, ты сможешь выловить…..»
Это минимум.
Для «Мастеров управления» дополнительно:
⠀
9. » Захват- приём -фиксация» (принцип восточных единоборств)
⠀
В начале беседы полезно включить сотрудника в рабочий ритм и настроить на приемку задачи. Легче всего это сделать вопросом: «Как дела? Как твоя сделка с …? Как решили вопрос с цементом?…
Главное ❗ Не допускать «отвлечений» от рабочей темы.
⠀
Ну и последний штрих мастера в конце беседы, запуск на действие: «ну, что дерзай!», «вперед», «жду тебя с 3-ми договорами» и т.д.
⠀Постановка задачи по- инструкции
Поставить задачу по инструкции и просто и сложно одновременно!
Просто- потому, что в принципе руководителю все понятно, что нужно сделать.
Сложно- потому, что ещё не сделали чип для перезаписи информации и опыта из головы руководителя в голову подчинённого. Эту перезапись нужно осуществить самому, в ситуации ограниченного времени.
Итак:
Кому: стажёрам, сотрудникам с небольшим опытом, опытным по новым и/ или сложным задачам.
Общие требования к задаче остаются.
Особенности 5 пункта для руководителя.
?Назвать необходимо ВСЕ шаги. Если руководитель забыл какой- то шаг. Он не будет сделан! Задача будет не выполнена/ некачественно выполнена.
? ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНО и четко назвать все действия.
Пусть запишет/ дайте уже записанную. Перепутали…- задача где- то «пробуксует».
?Обязательно скажите, что ему делать, если что- то пойдёт не так, как минимум, кому звонить?
? Если есть варианты действий на определённых шагах, то четко выдайте инструкцию, если так- то делай ( вариант 1), если эдак- ( вариант 2).
Особенности пункта 6:
? Обратная связь:
«Расскажи, в каком порядке будешь выполнять задачу?» ,»Повтори, что нужно будет сделать?»( сразу вносите корректировки/ он фиксирует)
? Точки контроля в пункте 3:
Научите сотрудников докладывать Вам об исполнении, после ключевых задач, или периодически- ежедневно, например. Контрольные ставьте точки чаще, чем с опытными. Лучше смс или по почте.
⠀
О чем забывают руководители?
…Записать себе в план- промежуточный контроль выполнения и итоговый: потребовать сдать задачу в плановый срок! и забывают задачу забрать, а сотрудники получают посыл «можно не выполнять, авось забудут»
⠀
Ключевые вопросы:
?За что отвечает при постановке задач по инструкции руководитель? — За инструкцию
И за что отвечает сотрудник? -за исполнение инструкции.
Постановка задач по- результату:
Поставить задачу по результату…ещё та задачка, со «звездочкой».
При этом руководителю супер-выгодно владеть в совершенстве этим методом.
⠀
Зачем?
— у сотрудников «не атрофируется» развивающаяся часть мозга
— они чувствуют себя успешными
— они хотят быть инициативными
— они становятся все опытнее и профессиональнее
…не об этом ли самые радужные мечты руководителя
⠀
А для руководителя:
? свобода от рутины и однообразной деятельности
? высвобождение времени и сил на стратегические и приоритетные проекты и задачи
? более быстрое и легкое достижение целей Бизнеса, подразделения, проекта
?ощущение себя профессиональным и успешным руководителем с сильной командой!
⠀
Есть Вам смысл в это вложиться? если да, то идем дальше…
База постановки задачи та же.
Кому ставим задачи по результату:
-Опытным сотрудникам, опыт от 3 месяцев, потому, что если за 3 месяца не научился работать по технологиям и инструкциям, то, что он у вас делал?
⠀
Особенности пункта 1 -суть задачи:
Опишите РЕЗУЛЬТАТ, который вы хотите увидеть и назовите важные критерии решения задачи от 3 до 5.
Например: подготовьте пост в Инстаграмм: 1. Тема: современные интерьерные тренды мягкой мебели, 2. Стиль- Экспертный 3. Не менее 4 трендов 4. Не менее 5 фото качества ….такого- то
⠀
Не стоит говорить сотруднику, что сделать? например: «Возьми статьи такие то, посмотри видео того-то, напиши об этом…». У него опыт уже есть и знания.
Мы же хотим инициативного, профессионального сотрудника? Тогда «не передвигаем ему ноги», а запускаем творить!
⠀
У нас есть возможность внести корректировки — когда на промежуточном контроле, он принесёт нам черновик. Тогда через вопросы , можно подкорректировать содержание и иллюстрации.
А экспертов, инфоресурсы можем назвать в пункте №4 — ресурсы.
⠀
Правило по пункту 5:
Способ исполнения подчиненный предлагает/ разрабатывает сам- руководитель только корректирует( лучше вопросами: какие еще способы решения могут быть? как можно сократить время на выполнение? за счет чего можем съэкономить?)
⠀
В пункте 6: в обратной связи у сотрудника проверяем точность принятия критериев и согласовываем способ исполнения задачи.
Вот основные два способа постановки задач. лучший вариант начать формирование навыка на тренинге в игровой форме и в компании таких же руководителей .А дальше их нужно тренировать, примерно месяца 2 усиленного внимания. Особенно формулировку критериев результата. Но зато какой бонус Вас ждет, в виде инициативных и заинтересованных сотрудников в вашей команде! И ваша цель -в ваших руках!
Приходите на тренинг и увеличьте свою управленческую силу: «Управление исполнением: как добиться 100% точности исполнения задач подчиненными»