Как ставить задачи подчиненным и получать 100% исполнение | «Переговорум»

Как ставить задачи подчиненным и получать 100% исполнение

Давайте разбираться.

В любой задаче должно быть:
1. Смысл задачи, назовите, что необходимо сделать
2. Цель — зачем, ради чего? Обычно забываем, думаем, что и так понятно, а в реальности- не всегда и не всем.

3.Сроки- без них нет задачи.
Это могут быть мысли вслух, «хотелки» руководителя. Без срока задача «теряется в песках» текучки.

4. Контрольные точки — периодический контроль, промежуточный, контроль по ключевым результативным областям?

5. Ресурсы- информация, бюджет, материалы, оборудования, полномочия и т. д.
Часто забываем предупредить тех, к кому будет обращаться подчиненный на основании выданных ему полномочий.
Упускаем передать уже готовую собранную информацию, сотрудник зря тратит время и усилия.

6.Способ, технология выполнения, план действий- это чрезвычайно важный пункт. Есть 2 основных типа задач по инструкции и по результату..
Об этом подробно расскажу чуть позже.

7. Обратная связь от сотрудника. Важно, что бы он повторил Вам всю задачу, как он ее понял.
Вопрос: «Ты понял?»- ни к чему не приводит руководителя.⠀

Конечно, он понял, он уважаемый человек, с образованием. Попробуй скажи, что не понял..
Вот фразы, которые приведут его пониманию, насколько он понял задачу:
«Итак, давай согласуем, что ты будь делать?»
«Повтори, что ты будешь делать?»
«Расскажи, как будешь действовать?»

8. Мотивация сотрудника. В топку энергии и желания сотрудника выполнять задачу, в большинстве случаев надо подбрасывать дровишки.
«Я могу это поручить только тебе!»
«Ты лучше всех справляешься с такими клиентами!»
«Тут «рыбное место», посмотришь сколько контрактов, ты сможешь выловить…..»
Это минимум.

Для «Мастеров управления» дополнительно:

9. » Захват- приём -фиксация»  (принцип восточных единоборств)

В начале беседы полезно  включить сотрудника в рабочий ритм и настроить на приемку задачи. Легче всего это сделать вопросом: «Как дела? Как твоя сделка с …? Как решили вопрос с цементом?…
Главное ❗ Не допускать «отвлечений» от рабочей темы.

Ну и последний штрих мастера в конце беседы, запуск на действие: «ну, что дерзай!», «вперед», «жду тебя с 3-ми договорами» и т.д.

Постановка задачи по- инструкции

Поставить задачу по инструкции и просто и сложно одновременно!
Просто- потому, что в принципе руководителю все понятно, что нужно сделать.
Сложно- потому, что ещё не сделали чип для перезаписи информации и опыта из головы руководителя в голову подчинённого. Эту перезапись нужно осуществить самому, в ситуации ограниченного времени.

Итак:
Кому: стажёрам, сотрудникам с небольшим опытом, опытным по новым и/ или сложным задачам.
Общие требования к задаче остаются.

Особенности 5 пункта для руководителя.
🔹Назвать необходимо ВСЕ шаги. Если руководитель забыл какой- то шаг. Он не будет сделан! Задача будет не выполнена/ некачественно выполнена.
🔹 ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНО и четко назвать все действия.
  Пусть запишет/ дайте уже записанную. Перепутали…- задача где- то «пробуксует».
🔹Обязательно скажите, что ему делать, если что- то пойдёт не так, как минимум, кому звонить?
🔹 Если есть варианты действий на определённых шагах, то четко выдайте инструкцию, если так- то делай ( вариант 1), если эдак- ( вариант 2).

Особенности пункта 6:
🔹 Обратная связь:

«Расскажи, в каком порядке будешь выполнять задачу?» ,»Повтори, что нужно будет сделать?»( сразу вносите корректировки/ он фиксирует)

 🔹 Точки контроля в пункте 3:
Научите сотрудников докладывать Вам об исполнении, после ключевых задач, или периодически- ежедневно, например. Контрольные ставьте  точки чаще, чем с опытными. Лучше смс или по почте.

О чем забывают руководители?
…Записать себе в план- промежуточный контроль выполнения и итоговый: потребовать сдать задачу в плановый срок! и забывают задачу забрать, а сотрудники получают посыл «можно не выполнять, авось забудут»

Ключевые вопросы:
🔷За что отвечает при постановке задач по инструкции руководитель? — За инструкцию
И за что отвечает сотрудник?  -за исполнение инструкции.

Постановка задач по- результату:

Поставить задачу по результату…ещё та задачка, со «звездочкой».
При этом руководителю супер-выгодно владеть в совершенстве этим методом.

Зачем?
— у сотрудников «не атрофируется» развивающаяся часть мозга
— они чувствуют себя успешными
— они хотят быть инициативными
— они становятся все опытнее и профессиональнее

…не об этом ли самые радужные мечты руководителя

А для руководителя:
🔹 свобода от рутины и однообразной деятельности
🔹 высвобождение времени и сил на стратегические и приоритетные проекты и задачи
🔹 более быстрое и легкое достижение целей Бизнеса, подразделения, проекта
🔹ощущение себя профессиональным и успешным руководителем с сильной командой!

Есть Вам смысл в это вложиться? если да, то идем дальше…
База постановки задачи та же.

Кому ставим задачи по результату:
-Опытным сотрудникам, опыт от 3 месяцев, потому, что если за 3 месяца не научился работать по технологиям и инструкциям, то, что он у вас делал?

Особенности пункта 1 -суть задачи:
Опишите РЕЗУЛЬТАТ, который вы хотите увидеть и назовите важные критерии решения задачи от 3 до 5.
Например: подготовьте пост в Инстаграмм: 1. Тема: современные интерьерные тренды мягкой мебели, 2. Стиль- Экспертный 3. Не менее 4 трендов 4. Не менее 5 фото качества ….такого- то

Не стоит говорить сотруднику, что сделать?  например: «Возьми статьи такие то, посмотри видео того-то, напиши об этом…».  У него опыт уже есть и знания.
Мы же хотим инициативного, профессионального сотрудника? Тогда «не передвигаем ему ноги», а запускаем творить!

У нас есть возможность внести корректировки — когда на промежуточном контроле, он принесёт нам черновик. Тогда через вопросы , можно подкорректировать содержание и иллюстрации.
А экспертов, инфоресурсы можем назвать в пункте №4 — ресурсы.

Правило по пункту 5:

Способ исполнения подчиненный предлагает/ разрабатывает сам- руководитель только корректирует( лучше вопросами: какие еще способы решения могут быть? как можно сократить время на выполнение? за счет чего можем съэкономить?)

В пункте 6: в обратной связи у сотрудника проверяем точность принятия критериев  и согласовываем способ исполнения задачи.

Вот основные два способа постановки задач. лучший вариант начать формирование навыка на тренинге в игровой форме и в компании таких же руководителей .А дальше их нужно тренировать, примерно месяца 2 усиленного внимания. Особенно формулировку критериев результата. Но зато какой бонус Вас  ждет, в виде инициативных и заинтересованных сотрудников в вашей команде! И ваша цель -в ваших руках!

Приходите на тренинг и увеличьте свою управленческую силу: «Управление исполнением: как добиться 100% точности исполнения задач подчиненными»

Записаться

Согласен на обработку персональных данных

Обратный звонок

Согласен на обработку персональных данных